Dla naszego Klienta, firmy z sektora FMCG (produkty premium), działającej na rynku od ponad 35 lat poszukujemy kandydata/tki na stanowisko Executive Assistant.
To nowa, samodzielna rola dla osoby, która poza wsparciem administracyjnym potrafi porządkować złożone zagadnienia, pilnować realizacji ustaleń i sprawiać, że tematy posuwają się do przodu.
Szukamy osoby, która nie czeka wyłącznie na zadania, ale jest proaktywna i lubi pracować projektowo oraz potrafi samodzielnie rozpoznać, co należy uporządkować, ustalić kolejne kroki i doprowadzić temat do końca.
Obowiązki:
· Wsparcie administracyjne dla Prezesa Zarządu, w tym zarządzanie kalendarzem, organizowanie spotkań i koordynowanie terminów.
· Bieżące wsparcie Prezesa Zarządu w organizacji pracy i zarządzaniu priorytetami.
· Przygotowywanie podsumowań, statusów i przeglądów najważniejszych tematów.
· Monitorowanie ustaleń ze spotkań, terminów, zobowiązań i kolejnych kroków, odpowiedzialność za statusy i follow up’y.
· Koordynowanie realizacji zadań pomiędzy działami oraz wspieranie menedżerów w prowadzeniu tematów.
· Przygotowywanie materiałów i informacji niezbędnych do podejmowania decyzji. Porządkowanie informacji, dokumentów i danych dotyczących projektów.
· Prowadzenie rejestrów, zestawień i baz wiedzy.
· Wsparcie w standaryzacji procesów, procedur, instrukcji i dokumentacji organizacyjnej. Koordynowanie prac związanych z tworzeniem i aktualizacją polityk oraz procedur, we współpracy z właściwymi działami.
· Wsparcie organizacji w obszarze compliance i ładu korporacyjnego.
· Koordynowanie współpracy z kancelariami oraz innymi zewnętrznymi doradcami/dostawcami.
· Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów.
· Wsparcie w przygotowywaniu dokumentacji zarządczej, rejestrów, uchwał, pełnomocnictw i innych dokumentów formalnych.
· Przygotowywanie agend, materiałów oraz podsumowań spotkań.
· Wsparcie w uporządkowaniu komunikacji i przepływu informacji.
· Kompleksowa organizacja podróży służbowych w Polsce i za granicą, spotkań biznesowych i wydarzeń.
· Przygotowywanie analiz i zestawień na potrzeby Prezesa Zarządu oraz kadry menedżerskiej.
· Identyfikowanie obszarów wymagających usprawnienia oraz inicjowanie praktycznych rozwiązań.
·
Wymagania:
· Wykształcenie wyższe.
· Minimum 5 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. Executive Assistant, Asystent/ka Zarządu, Project Coordinator lub w roli o zbliżonym zakresie odpowiedzialności.
· Ugruntowane doświadczenie we współpracy bezpośrednio z członkiem zarządu, prezesem lub najwyższą kadrą menedżerską.
· Umiejętność koordynowania wielu tematów jednocześnie.
· Doskonała organizacja pracy i naturalna potrzeba porządkowania informacji. Umiejętność tworzenia klarownych materiałów (podsumowań, prezentacji, statusów, etc).
· Doświadczenie w prowadzeniu projektów, koordynacji działań międzydziałowych lub wdrażaniu usprawnień.
· Wiedza o podstawowych zagadnieniach związanych z ładem korporacyjnym, compliance i współpracą z kancelariami.
· Bardzo dobra znajomość MS Office.
· Język angielski na poziomie pozwalającym na swobodną komunikację.
· Zmysł analityczny.
· Proaktywność i umiejętność przewidywania problemów, zanim eskalują.
· Wysokie zdolności komunikacyjne. Dojrzałość biznesowa i partnerskie podejście.